Як правильно організувати свої справи

Коли ми складаємо списки справ на тиждень, місяць чи рік, здається, що проблем з його виконанням не виникне. Але в більшості 40—50% від цих справ лишається на останній день чи місяць. Тому ми підібрали декілька порад, які допоможуть підвищити свою ефективність та нарешті викреслити останній пункт, пише ZZA-Delo.

Записуйте свої плани та мрії

Випишіть в блокнот чи текстовий файл все, що плануєте сьогодні зробити. Звільніть свій мозок від потреби пам'ятати всі: "не забути подзвонити", "купити" або "відповісти на лист". Складайте план дня з вечора і викреслюйте пункти у міру їхнього виконання. Чим більше пунктів накреслите, тим приємніше й вмотивованіше себе почуватимете. Наприкінці дня проаналізуйте, що встигли, а що — ні. Та чому так вийшло? Такий аналіз допоможе уникнути помилок у майбутньому. Адже грамотне планування займає близько 5% вашого робочого часу, але при цьому може зекономити до 30% під час виконання задач.

Приберіть на столі

Перед початком роботи приберіть зі столу все, що може відволікати увагу. За потреби вимкніть телефон та відкладіть його подалі, аби не відволікатися на різного роду сповіщення.

Обмежуйте час на перевірку пошти та іншої статистики

Перевірка електронної пошти щопівгодини, "забігання" на хвилинку в соцмережі — найбільший пожирач часу. Установіть графік перевірки мейлів раз або двічі на день та не відволікайтеся на це решту часу. Соцмережі на період роботи взагалі варто відключати, аби не відволікатися на лайки та оновлення. Це збереже час і покращить концентрацію на завданні.

Один підхід — одна справа

Якщо завдання можна зробити за один підхід — зробіть це. А потім з полегшенням викресліть із плану. Усі справи типу "там лишилося роботи на 5—10 хвилин", все одно розпорошують вашу енергію та не дозволяють повністю сконцентруватись на іншій задачі. До того ж, повертаючись до них, ви виявляєте, що на відновлення фокусу часу потрібно більше ніж, якби ви довели справу до кінця відразу. Дрібні справи на кшталт телефонних дзвінків чи відповідей на мейли варто робити блоками без перерв.

Заведіть журнал успіхів

Щовечора записуйте про свої успіхи. Усвідомлення прогресу в масштабних цілях дуже мотивує на наступні кроки. Тому перед тим, як планувати завтрашній день, визначте, що вдалося сьогодні.

Відмовтеся від кожної п'ятої справи

Це не значить, що викреслити треба 5, 10 та 15 пункти. Але перечитати свій план та викинути з нього 10% справ — потрібно. Що ж видаляти? Усе, що тягнеться вже роками, і в чому ви абсолютно не просуваєтеся, але вперто щоразу записуєте в план (написати книгу, прочитати "Війну і мир", сісти на шпагат чи вивчити китайську) — викреслюємо.  Усе, що вам нав'язано, але не цікаво: прочитати книгу з філософії, записатися на кулінарні курси за компанію з подругою чи почати бігати зранку. Та все, що записано для кількості, але не є актуальним.

Розбивайте великі справи

Часто ми не просуваємося у масштабній справі, бо не розуміємо, з чого почати. Тому важливо розбити її на етапи, частини, які потребуватимуть всього декількох годин для виконання. Для прикладу, випустити свою колекцію одягу — звучить складно, а зробити три ескізи — дуже зрозуміло. Так само складною видається задача "знайти фінансування на новий проект", але зрозумілим буде завдання: "подати заявку на отримання гранту".

Встановлюйте дедлайн

Чи часто у вас бувало, що з річного плану більш ніж половина пунктів лишилися на грудень? Або план місяця реалізовується в останній тиждень? У таких випадках часу залишається мало, і ми або не виконуємо наш план, або робимо це зі значними втратами щодо якості. Тому варто  ставити собі чіткі дедлайни. Якщо на рік є близько 30 завдань, розподіліть їх по три на місяць. А місячний план поділіть на тижні. Так само розділіть масштабні задачі на етапи та до кожного поставте дедлайн.

Обкладинка - pinterest.com.