РРО для ФОП: що потрібно знати перед реєстрацією

Використання реєстраторів у 2025 році в Україні є обов’язковим практично для всіх підприємців. Зроблені виключення для ФОП-«спрощенців» на 1 групі та деяких інших категорій, проте у більшості випадків реєструвати та застосовувати РРО, ПРРО потрібно.

У яких випадках треба використовувати РРО

Реєстрація РРО для підприємця є обов’язковою, якщо він проводить розрахункові операції. Розрахунковою операцією називається прийом від покупця готівки і карток тощо, оплати в безготівковій формі та ін.

Дозволено не використовувати реєстратор ФОП 2, 3 групи спрощеного режиму за умови, що вони:

• Оплату приймають тільки на реквізити IBAN.
• Платежі проводять напряму з рахунку на рахунок чи через касу, термінал самообслуговування банку.
• Всі платежі приймаються таким способом.

У всіх інших випадках реєстрація РРО для ФОП та використання касового апарата чи програмного засобу є обов’язковою вимогою, за дотриманням якої пильно слідкує податкова служба.

Особливості вибору та роботи з РРО

Перед тим як зареєструвати РРО, треба вивчити основні правила його вибору та проведення процедури. РРО – це фізичний касовий апарат. Він повинен відповідати вимогам – бути внесеним в перелік моделей і модифікацій, що дозволені до використання.

Під час купівлі реєстратора покупець укладає договір, отримує підтверджуючий факт володіння пристроєм документ. Це може бути видаткова накладна, наприклад. Далі потрібно укласти договір з ЦСО – центром, що здійснюватиме сервісне обслуговування.

В процесі використання РРО треба слідкувати за терміном його служби, коректністю роботи, здійснювати обслуговування в разі виявлення несправностей. Через досить високі витрати на утримання РРО та обмежену функціональність наразі підприємці все частіше надають перевагу програмним реєстраторам.

Переваги використання ПРРО

ПРРО – це спеціальна програма, яка може бути встановлена на будь-який пристрій (смартфон, наприклад, чи планшет, ноутбук) і використовуватися в якості реєстратора розрахункових операцій. Це сучасна альтернатива касовим апаратам.

ПРРО має низку плюсів в порівнянні зі звичайним касовим апаратом:

1. Більш широкий функціонал.
2. Зниження витрат на обслуговування.
3. Відсутність обмеження терміну служби.
4. Формування електронних чеків.
5. Збереження історії проведених операцій.
6. Надійний захист всіх даних.
7. Можна не реєструвати книгу розрахункових операцій.

Достатньо просто купити програмне забезпечення (Чекбокс, Вчасно.Каса та ін.), встановити на гаджет, зареєструвати в податковій і використовувати під час прийому оплати від клієнтів.

Реєстрація РРО, ПРРО в ДПС

Для того щоб почати використовувати РРО чи ПРРО, попередньо його треба обов’язково зареєструвати в податковій. Реєстратор ставиться на облік після подання заяви, якщо вона заповнена правильно і перешкод для видачі дозволу немає.

Використання ПРРО також передбачає реєстрацію касира – особа повинна мати електронний підпис (КЕП), відомості про неї вносяться в заяву № 5-ПРРО і відкривати зміну в програмі касир зможе тільки з використанням свого КЕП. Дані про касирів треба оновлювати відповідно до змін, що сталися (звільнення, прийом на роботу іншої людини тощо).

Налаштування РРО, ПРРО порівняно нескладне, проте і тут є свої нюанси. Щоб точно мати впевненість, що все зареєстровано правильно та РРО, ПРРО готовий до проведення операцій, краще звертатися до досвідчених фахівців. Адже навіть незначна помилка може стати причиною нарахування штрафів від ДПС.